Neue Richtlinie GEFMA 140 bringt Orientierung in einen wachsenden Markt
Der deutsche Facility Management Markt entwickelt sich dynamisch weiter und braucht dafür klare Antworten auf aktuelle Fragen. Portfolios werden komplexer, qualifizierte Fachkräfte sind rar und Auftraggeber fordern mehr Transparenz über Kosten, Qualität und Steuerung. Integriertes Facility-Management (IFM) gewinnt deshalb spürbar an Bedeutung. Doch was genau bedeutet „Integration“ in diesem Kontext eigentlich? Welche Vergabe- und Preismodelle passen zu welchem Rahmen? Und worauf kommt es an, damit IFM in der Praxis funktioniert?
Bislang fehlte eine verbindliche Antwort. Mit der neuen Richtlinie GEFMA 140 „Integrated Facility Management“ schließt gefma – Deutscher Verband für Facility Management diese Lücke. Erstmals liegt damit ein regulatorischer Orientierungsrahmen vor, der das Thema aus dem Stadium zweier White Papers in ein strukturiertes Richtlinienformat überführt. Erarbeitet wurde GEFMA 140 im Arbeitskreis International des Verbands von rund 30 Expertinnen und Experten aus unterschiedlichen Marktsegmenten. Ein fachlicher Querschnitt durch die Branche.
Die Richtlinie richtet sich bewusst an alle Beteiligten: Auftraggeber, Dienstleister und Berater. Sie hilft dabei, IFM-Modelle sauber einzuordnen, Chancen und Risiken realistisch zu bewerten und internationale Ansätze auf deutsche Rahmenbedingungen zu übertragen. Gerade weil Deutschland in vielen globalen IFM-Strukturen eine zentrale Rolle spielt, ist diese Übersetzungsleistung entscheidend.
Was drin steckt und warum das zählt
GEFMA 140 liefert Bausteine, die in der Praxis oft fehlen: eine klare Definition von IFM, die Einordnung typischer Organisationsformen (Outsourcing, Insourcing, Hybrid) sowie eine strukturierte Beschreibung der wichtigsten Treiber. ESG-Anforderungen, Innovation und Digitalisierung (inklusive KI), Kostenoptimierung, Qualität und Standardisierung: All das prägt moderne FM-Strategien. Damit verbunden ist ein grundlegender Rollenwandel: Weg von starren Leistungsverzeichnissen, hin zu ergebnisorientierten Partnerschaften mit klaren Service Levels, KPIs und passgenauen Governance-Strukturen.
Besonders praxisnah: die Betrachtung zentraler Geschäfts- und Finanzierungsmodelle. Die Richtlinie strukturiert gängige Ansätze wie Festpreis, Open Book/Pass Through sowie den garantierten Maximalpreis (GMP) und zeigt auf, welche Voraussetzungen für Transparenz, Steuerung und Compliance erfüllt sein müssen. So wird aus theoretischem Wissen ein handfestes Entscheidungsinstrument.
Mindset schlägt Vertrag
Ein Punkt sticht dabei besonders hervor: IFM lässt sich nicht „wegverhandeln“. Partnerschaft, Mindset und Unternehmenskultur entscheiden mit darüber, ob ein Modell funktioniert oder scheitert. Ohne gemeinsame Zielbilder, klare Rollen, saubere Kommunikation und definierte Eskalationswege entstehen Reibungsverluste, gerade in sensiblen Transition- und Stabilisierungsphasen. GEFMA 140 geht auch auf diese weichen Faktoren ein und zeigt, wo Handlungsbedarf besteht.
Als konkretes Werkzeug enthält die Richtlinie eine IFM-Checkliste, die zentrale Fragen entlang des gesamten Projektverlaufs bündelt: von Vorbereitung und Ausschreibung über Due Diligence und Transition bis zur True-up-Phase. So wird aus einem Leitfaden ein echtes Arbeitsinstrument, das Unternehmen bei Einführung und Weiterentwicklung integrierter Modelle aktiv unterstützt.
Orientierung für einen Markt im Umbruch
Mit GEFMA 140 liegt erstmals ein Dokument vor, das IFM nicht nur beschreibt, sondern greifbar macht. Es bringt Struktur in eine Debatte, die bislang oft diffus verlief und schafft eine gemeinsame Sprache für alle Beteiligten. Für einen Markt, der sich weiterentwickelt, kommt das zur richtigen Zeit.
GEFMA 140 „Integrated Facility Management“ ist ab sofort im gefma-Onlineshop erhältlich. gefma Mitglieder können sie kostenfrei herunterladen, Nicht-Mitglieder können sie dort für 38 EUR (zzgl. USt.) erwerben.
